定額零用金制度介紹與會計處理｜胡宗奇
2023-10-02
文／胡宗奇（經濟部中小及新創企業署榮譽會計師）
企業於經營過程中，難免會有小額零星支出，此時除善用代墊款外，可以導入定額零用金制度，除控管現金及零用金之外，也能落實內部控制制度，本文將介紹「定額零用金制度」，包括「設置、動支、撥補、結帳、調整」等，至各個作業適用的時間點及相關會計處理，希冀能給企業於實務作業上之遵循參考。
定額零用金制度介紹
為便利企業導入「定額零用金制度」，以利作更有效的內部控制作業(有關現金管理一環)，企業可制定內部零用金運用及設置辦法，以利人員遵循，實務作業上將面臨的相關作業程序及會計處理，如下說明
作業程序
說明及會計處理
1.設置
說明: 依照往年企業支付小額零星支出的額度與頻率，經核定後訂出「零用金的定額門檻」
★會計處理:
借: 零用金
XXX
貸: 銀行存款
XXX
首先必須先就企業內部狀況，核定出定額零用金門檻，該金額可設定於一定期間內檢討調整，以因應不同時期的零用金支付狀況。
◎例如A公司經管理階層人員評估後，依過往支付經驗，核定「零用金的定額門檻」為新台幣(以下同)10,000元，此時應作以下會計分錄
借: 零用金
10,000
貸: 銀行存款
10,000
作業程序
說明及會計處理
2.動支
說明: 隨著日常交易事項發生，由出納人員支付各項零星費用，並取得憑證
★會計處理: 僅需備忘紀錄，毋庸進行任何會計分錄
「定額零用金制度」，顧名思義，除年度結帳應調整至實際零用金外，隨時維持定額零用金的金額，故於交易事項發生，支付零用金時，毋庸作任何的分錄，「任何時候出納人員手上的零用金及支付憑證合計數，均會等於定額門檻。」
作業程序
說明及會計處理
3.撥補
說明: 倘手存零用金低於「某水平」時，由出納人員請求撥補至定額，並核銷已花用的支付憑證；如經撥補後產生現金短溢者，應列為其他費用或其他收入，惟倘金額異常時應討論發生原因
★會計處理:
借:各項費用
XXX
貸:銀行存款
XXX
貸:現金短溢
XXX
該「某水平」可由企業自訂訂定，例如低於30%門檻時，即請求撥補。
◎經過了一段時間，A公司出納人員手存零用金2,500元，支付憑證7,500元，此時低於撥補門檻30%時，即可請求撥補零用金，此時應作以下會計分錄
借: 各項費用
7,500
貸: 銀行存款
7,500
作業程序
說明及會計處理
4.結帳
說明: 通常適用於期末結帳時，為便於帳載零用金與實際相符，則做結帳的動作，將零用金降低至實際數；於結束後次期，再將零用金耗用部分撥補回來
★會計處理:
借: 各項費用
XXX
貸: 零用金
XXX
◎A公司到了年底結帳，出納人員檢視手存零用金6,000元，支付憑證4,000元，此時應作以下會計分錄
借: 各項費用
4,000
貸: 零用金
4,000
作業程序
說明及會計處理
5.調整
說明: 當事實上數據顯示，定額零用金門檻需做增減調整時，應於經核定後調整零用金定額門檻
★會計處理:
借: 零用金
XXX
貸: 銀行存款
XXX
倘一段時間後，發現原設定的門檻太低，造成出納人員頻繁撥補零用金，已不符合成本效益及原設置此制度之目的，可再次評估核定門檻，反之亦同。
◎例如經管理階層人員評估後再次核定調高定額零用金門檻為20,000元，此時應作以下會計分錄
借: 零用金
10,000
貸: 銀行存款
10,000
小結: 以上為「定額零用金制度」的相關會計處理及作業程序；為完善企業的內部控制制度，避免相關舞弊發生，建議企業可評估導入「定額零用金制度」。
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