零用金管理

吳文勝

榮譽會計師

A：零用金制度主要係為零星現金支付及簡化會計處理程序而設置之管理制度。對於員工代墊款或出差旅費支付或公用費用(如水電費等)，貴公司也可以思考跳脫零用金支付，改以轉帳方式付款(扣款)。除可以降低零用金保管人所持有大量現金之風險，也可以降低財務部出納人員為應付定期零用金請款之工作量。貴公司財務部門以轉帳發給零用金不符會計相關法規之說法是不對的。轉帳或現金付款只是方式不同，若各項付款都可以轉帳處理，又何須現金支付，轉帳支付不僅可以保留付款軌跡，又可以降低持有現金之風險。為什麼需設置零用金，係因台灣目前大部分公司都有零用金(現金)付款之需求。

(針對上述諮詢問題，係由經濟部中小及新創企業署「強化中小企業財務能力計畫」（114年度委託執行單位：中華民國全國創新創業總會）之榮譽會計師本著自身財會專業予以回覆問題。因網路文字表達有時不見得可充分說明本意，如您針對回覆文字有所疑惑，或產生更深入相關財會問題，建議可直接與本計畫工作團隊聯繫，本團隊將了解您的問題及企業基本資料後，協助詢問榮譽會計師後再行回覆，亦可申請現場/視訊諮詢及進階診斷服務，請洽執行團隊聯繫電話：（02）23328558 #351劉專員)

許禮賢

榮譽會計師

A：1.按零用金法源依據係按稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第 4 條營利事業總機構以外之其他固定營業場所採獨立會計制度者，應依第二條、第三條規定設置帳簿，其未採獨立會計制度者，應按其業別設置左列帳簿：...（一）零用金（或週轉金）登記簿。...
2.通常公司一般為了控制現金支出，大額的支出的部分，會使用支票付款或轉帳方式。但對於小額支出的部分，像是員工代墊款，企業會想將小而瑣碎的會計事項做一次性處理，達到簡化程序，提升效率的目的。
舉例來說，如果一筆計程車費用就要開一張會計傳票，購買公司文具也要開一張，財會人員一定會負荷不了。而零用金的設置，不僅簡化了流程，也可讓員工墊款的壓力降低，不須等到公司每月定期付款的日期才拿到錢。
在作業流程方面，員工申請零用金時，零用金保管人不需作認列費用的分錄，只要將零用金登記簿（非正式帳簿，是備忘記錄簿）作備忘記錄，待員工取得合法憑證及請完款後，或是零用金額度少於某一定額時，保管人才檢附單據向財會報銷費用、要求撥補，此時會計才將費用認列。
3.如上述零用金制度主要係為簡化會計處理程序之會計制度，在現代支付工具多樣化下建議公司內部可提出修改零用金辦法以同仁可接受方式下做適時修改。

(針對上述諮詢問題，係由經濟部中小及新創企業署「強化中小企業財務能力計畫」（114年度委託執行單位：中華民國全國創新創業總會）之榮譽會計師本著自身財會專業予以回覆問題。因網路文字表達有時不見得可充分說明本意，如您針對回覆文字有所疑惑，或產生更深入相關財會問題，建議可直接與本計畫工作團隊聯繫，本團隊將了解您的問題及企業基本資料後，協助詢問榮譽會計師後再行回覆，亦可申請現場/視訊諮詢及進階診斷服務，請洽執行團隊聯繫電話：（02）23328558 #351劉專員)